Readsoft Online Tips and Tricks

Readsoft Online: Tips och Tricks

februari 5, 2021 /

Det är viktigt för oss på Swedwise att lyssna på våra kunder. För att vi ska kunna förbättra och utveckla vår service och ge er en bättre kundupplevelse vill vi därför ge ut tips och tricks till er som är ReadSoft Online användare. 

Verifering av fakturor

Visste du att du kan använda kortkommandon som kan underlätta vid exempelvis verifering av fakturor?

Supporten Tipsar. Test Alt+

Testa gärna:

  • Alt+0 Anpassa bilden efter skärmen
  • Alt+2 Anpassa bilden efter bredden på skärmen
  • Alt+3 Anpassa bilden efter höjden på skärmen
  • Alt+Shift+D Öppna bilden i eget fönster
  • Alt + Zooma in
  • Alt – Zooma ut

För fullständig kortkommandolista klicka här

Vad har du för skydd?

För ett extra lager av säkerhet kan tvåfaktorautentisering (2FA) vid inloggning aktiveras för användarna. Det vill säga att förutom ett användarnamn och lösenord (som man kan spara i sin browser) för att logga in krävs det också en personlig kod genererad via en app som är installerad på användarens telefon vid varje inloggning.

Rekommenderade 2FA – appar är:

  • Authy (Android eller iOS)
  • Duo Mobile (Android eller iOS)
  • Google Authenticator (Android eller iOS)
  • LastPass Authenticator (Android eller iOS)
  • Microsoft Authenticator (Windows Phone, Android eller iOS

Vi rekommenderar er att använda 2FA som skydd.

Läs mer om 2FA här.

Spara tid till annat

Något annat som vi hoppas kan underlätta är att låta korrekta fakturor passera till mottagande system utan manuell handpåläggning. Detta kan aktiveras för specifika leverantörer eller för alla fakturor som kommer in utan fält som behöver korrigeras. 

Är du nyfiken, kontakta gärna oss på supporten för mer information.

Spara tid till annat med tips och tricks.

Undertyper

Kategoriseringen har förbättrats genom att fler undertyper nu finns tillgängliga. Detta ger dig som administratör möjlighet att förenkla dokumenttypsinställningar och få en bättre översikt över de dokument som kommer in i affärssystemet och de fält som behövs för att underlätta bokföringen:

  1. Inköpsorder
  1. Allmän kostnad
  1. Kreditnota

Här kan du läsa mer om undertyper.

Fakturanummer för elräkningar

Tidigare kunde elräkningar ge problem med avvisningar/dubbletter eftersom de saknar fakturanummer och det måste anges manuellt. Nu kan fakturanumret genereras automatisk baserat på information som finns på elräkningen, så att det endast behöver anges manuellt en gång per leverantör. Efter den första manuella inmatningen lär sig ReadSoft Online (RSO) formatet som angavs och sätter det som fakturanummer på efterföljande elräkningar från den leverantören.

Det som måste finnas i fältet för fakturanummer är kundkontonummer och fakturadatum kombinerat med ett skiljetecken. Det kan till exempel vara ett mellanslag, bindestreck eller asterisk. Datumet kan vara ett numeriskt datumformat.

Resultatet blir ett fakturanummer skapat enligt följande:

Kundkontonummer-Datum

Antag att elräkningens:

kundkontonumret är 123456789 fakturadatumet är 22-01-2021.

I detta fall skulle fakturanumret då bli ”123456789-0121”.

Läs mer om elräkningar här.

Vad söker du efter?

Sökresultat med automatisk komplettering har förbättrats. Sökrutan visar nu förslag på värden som kan anges. Exempelvis om bokstaven L anges kommer värden som startar på L upp som förslag:

Sökresultat med automatisk komplettering har förbättrats i Readsoft Online.

Rapporter

Det har tillkommit en ny rapport, dokumentvolymrapport som finns tillgänglig för administratörsanvändare. Dokumentvolymrapporten är användbar om man vill få en översikt över volymen av dokument som går genom systemet under en period. Denna rapport kan också exporteras ut som en CSV-fil. Rapporten finns på startsidan.

Är du nyfiken på att läsa mer? Klicka här

 

Behöver ni extra hjälp? Kontakta oss.

Vid behov av hjälp kontakta oss via vår supportsida.  

Om du i framtiden vill fortsätta få tips och tricks glöm inte att följa Swedwise på LinkedIn.