Swedwise förbättrar content management för Flexlink

Swedwises expertis inom lösningar för innehållshantering hjälper den globala tillverkaren Flexlink att hantera sina tekniska utmaningar samtidigt som man skapar en grund för fortsatt digital transformation.

FlexLink är en global ledare inom avancerade produktionslogistiklösningar, specialiserad på tillverkning av modulära transportörer samt industriell automation och monteringsutrustning. Företaget består av över 1000 anställda i 26 enheter och har en komplex global tillverknings- och leveranskedja i över 60 länder.

Som en agil organisation där kunskapsdelning är avgörande, behöver FlexLink effektivt och säkert system för att hantera omfattande tekniska och operativa data, och kan minimera manuell hantering och administrativa uppgifter över alla projekt. Detta kräver ett Enterprise Content Management (ECM)-system som kan optimera arbetsflöden och upprätthålla regelefterlevnad i globala operationer.

Utmaning

FlexLink hade utvärderat att implementera OpenText™ xECM-baserade Regulated Archive, levererat av Swedwise, för att hantera äldre dokument från sitt Infor M3 ERP-system. Nya efterlevnads- och datastyrningsstandarder, tillsammans med ett växande behov av en säker och framtidssäker innehållstjänstplattform, gjorde xECM till det självklara valet.

År 2022 förändrades FlexLinks krav oväntat. Ett kritiskt serverfel, tillsammans med upptäckten att de schemalagda säkerhetskopiorna hade misslyckats, krävde en akut nödmigrering. De behövde ett system som kunde hantera dokumentation lika effektivt som den föreslagna xECM-lösningen men med extern hantering, för att göra det möjligt för organisationen att koncentrera sig på att lösa interna serverproblem.

Lösning

Den valda lösningen var OpenTexts SaaS-applikation, Core Content. Denna lösning erbjöd omedelbara innehållstjänster, var enkel att implementera och hade en tydlig, integrerad funktionsvägkarta för expansion, vilket därmed förbättrade affärsvärdet.

Swedwise föreslog en strategi som skiftade fokus från en vanlig dokumentarkiveringslösning till en metod som syftade till att utöka värdet bortom enkel äldre arkivering även efter serverproblemen. På grund av sin molnbaserade miljö eliminerar OpenText™ Core bördan av serverhantering och möjliggör snabb implementering. Dessutom har den stöd förstorskaliga migreringar och inkluderar robusta efterlevnadsfunktioner anpassade till globala operationer.

Vad är OpenText Core?

OpenText™ Core är ett SaaS-baserat molninnehållshanteringssystem som snabbt kan implementeras::

Sömlös Integration: Kompatibilitet med stora affärsapplikationer som SAP® S/4HANA, Salesforce®, Microsoft® 365 och Google Workspaces, vilket möjliggör fortsatt användning av befintliga investeringar.

Ökad Produktivitet: Underlättar samarbete mellan avdelningar, påskyndar affärsprocesser och förbättrar styrningen.

Efterlevnad och Säkerhet: Säkerställer säker och regelefterlevnadskontrollerad innehållshantering, vilket uppfyller strikta dataskyddsstandarder som är nödvändiga för globala operationer.

Hur hjälpte Swedwise FlexLink att använda Core?

Nyckelstegen i implementeringen inkluderade:

Migrationsstrategi: Skapande av en organiserad dokumenttaxonomi i OpenText™ Core, integration med Azure AD och konfigurering av Core för federerad efterlevnad med anpassade bevarandepolicys.

Anpassad Utveckling: Ett migreringsverktyg utvecklat av Swedwise för att säkerställa att metadata mappades korrekt till rätt kategorier i Core Content.

Systemintegration och Användaracceptans: Att säkerställa att det nya systemet integreras smidigt med befintliga arbetsflöden och användargränssnitt för att främja bred acceptans.

Resultat

Införandet av OpenText™ Core har levererat en snabb, pålitlig och effektiv lösning på ett akut problem samtidigt som det förbättrat FlexLinks innehållshantering i hela organisationen. Genom att förenkla datahämtning med ett strukturerat, centraliserat och sökbart arkiv kan företaget säkerställa efterlevnad med föränderliga datastyrningsstandarder genom anpassade bevarandepolicys skräddarsydda efter deras specifika krav.

Dessutom erbjuder den skalbara naturen hos OpenText™ Core flexibiliteten att rymma framtida tillväxt och integrera med andra företagsinnehållshanteringssystem och processer, utan bördan av underhåll, hantering eller administration. Detta adresserar FlexLinks omedelbara tekniska utmaningar och skapar en robust grund för pågående digital transformation och konkurrensfördel i branschen.

Swedwise för Content Management

Swedwise kombinerar de ledande plattformarna för innehållstjänster med en flexibel implementeringsstrategi, vilket inkluderar omfattande erfarenhet av systemintegration. Standardiserade integrationer med Microsoft Office 365® och MS Teams, SAP®, Salesforce® och Google gör att ni enkelt kan styra, organisera och göra information tillgänglig både internt och externt. Kontakta oss och ta din innehållshantering till nästa niva.