Möt Swedwise på årets itSMF-event och skapa digital clarity genom en aktuell bild av er IT-miljö.
När informationsflödet exploderar blir tillgången till rätt version av rätt dokument en konkurrensfråga. Content management gör ostrukturerad information sökbar och spårbar, kopplar den till affärsprocesser och gör den tillgänglig i rätt tid – direkt i verksamhetssystemen. ”Bra data ger bra AI-svar”, säger Phil Poulten på Swedwise.
Tillgången till data går från att hanteras som ett stödsystem till att bli ett affärskritiskt verktyg. Det kallas Content Management och gäller särskilt för organisationer som vill arbeta smartare, möta ökade regelkrav och lyckas med AI. – Verksamheter skapar enorma mängder ostrukturerad information varje dag. Utmaningen är inte att lagra den, utan att hitta rätt version, förstå sammanhanget och kunna agera på den, säger Phil Poulten, Information Management Specialist på Swedwise.
I många organisationer är den strukturerade datan relativt väl omhändertagen i affärssystem som ERP och CRM. Den stora blinda fläcken är det ostrukturerade innehållet: verksamhetskritisk information i form av dokument, mejl och filer som saknar tydlig struktur, metadata och koppling till affärsprocesser.
– Ett avtal kan innehålla viktig information om kunder, villkor och risker. Utan struktur och spårbarhet blir det svårt att använda innehållet på ett effektivt sätt i praktiken. När verksamhetskritiska dokument är kopplade till processen och verksamhetssystemet samt finns tillgängliga när de behövs, det är då som verkligt affärsvärde uppstår, säger Phil Poulten
Här blir rätt lösningar en konkurrensfördel. Mindre tid går åt till att leta efter information eller återskapa sådant som redan finns. Beslut kan fattas snabbare och på bättre underlag direkt i verksamhetssystem som man dagligen jobbar i samtidigt som regelefterlevnaden stärks.
Rätt content management lägger grunden för effektiva och värdeskapande AI-initiativ.
– Bra data ger bra AI-svar. Dåliga data ger dåliga svar. Om innehållet inte är strukturerat, sökbart och spårbart kommer man inte vidare med sitt AI-initiativ, säger han. För att lyckas krävs ett helhetsperspektiv, menar Phil Poulten.
– Många organisationer försöker effektivisera i sina egna silos. För att ta vara på möjligheterna med content management krävs samsyn mellan ledning, IT, verksamhet, compliance och hållbarhet, säger han.
När innehållet styrs som en strategisk resurs kan organisationer korta time-to-market, förbättra kund- och medarbetarupplevelser och bygga skalbar tillväxt.
– Tillgänglig content är en förutsättning för innovation. Vår roll är att hjälpa organisationer att ta första steget och guida dem rätt i den omställningen, avslutar han.
OpenText Content Management, även känt som Extended ECM, är en plattform för enterprise content management som kopplar samman verksamhetsinformation med de system och processer där den används. Det gör det möjligt att hantera, styra och komma åt relevant information i sitt sammanhang – i stället för att informationen ligger utspridd i separata system och lagringsytor.
Genom att koppla samman dokument och annat ostrukturerat innehåll med verksamhetens system och processer blir informationen lättare att hitta, dela och använda. Det minskar beroendet av separata lagringsytor, lokala filer och manuella arbetssätt och ger användarna tillgång till rätt information där de behöver den.
Modern content management kan integreras med exempelvis ERP-, CRM- och Microsoft 365-miljöer så att användare kan arbeta med dokument och annan information direkt i de applikationer de redan använder. Samtidigt kan organisationen behålla kontroll över behörigheter, versioner, informationsstyrning och livscykelhantering.
AI-lösningar behöver tillgång till relevant, korrekt och välstyrd information. När verksamhetens innehåll är sökbart, spårbart, klassificerat och kopplat till rätt affärskontext får AI bättre förutsättningar att hitta och använda rätt information och leverera mer relevanta och tillförlitliga resultat.
En gemensam och strukturerad hantering av information gör det enklare att styra åtkomst, versioner, retention och informationslivscykler. Samtidigt minskar tiden som läggs på att söka efter information och kontrollera vilken version som är den rätta, vilket skapar bättre förutsättningar för effektivare arbetssätt, regelefterlevnad och snabbare beslut.
När information blir lättare att hitta, förstå och använda skapas bättre förutsättningar för både effektivare arbetssätt och AI. Swedwise hjälper er att se hur content management kan koppla samman information, system och processer – utifrån era behov och er befintliga miljö.
Text: Michael Töpffer. Artikeln publicerades ursprungligen i Dagens Industris bilaga Tech i mars 2026, där Swedwise lyfts fram.
Möt Swedwise på årets itSMF-event och skapa digital clarity genom en aktuell bild av er IT-miljö.
Enterprise Service Management
Martin Hermansson förklarar hur CMDB och discovery förbättrar service management och skapar en stabil grund för AI.
Information Management
Läs vår artikel från Dagens Industri – Techspecial om content management med Phillip Poulten, information management specialist.