Flexlink
FlexLink är en global ledare inom avancerad produktionslogistik och specialiserar sig på flexibla, modulära transportörer samt industriell automation. Med över 1 000 anställda i 26 enheter och verksamhet i 60+ länder hanterar företaget en komplex global leveransskedja. Som en agil organisation prioriterar FlexLink kunskapsdelning och kundfokuserad projektleverans.
FlexLink kräver effektiv och säker hantering av stora mängder tekniska och operativa data, samtidigt som man minimerar manuellt arbete och administration i alla projekt. För detta krävs ett sofistikerat system för innehållshantering (ECM) som kan effektivisera processer och säkerställa efterlevnad på global nivå.
Utmaning
FlexLink hade utvärderat behovet av OpenText™Content Management-baserade Regulated Archive, levererat av Swedwise, för att hantera äldre dokument från sitt Infor M3 ERP-system. Nya krav på regelefterlevnad och datastyrning, tillsammans med ett växande behov av en säker och framtidssäkrad plattform för innehållstjänster, gjorde OpenText™Content Management till det självklara valet.
Men 2022 förändrades FlexLinks behov oväntat. Ett allvarligt serverfel, i kombination med insikten att den befintliga backup-strategin inte fungerade, skapade ett akut behov av en nödmigrering. De behövde ett system som kunde hantera dokumentationen lika effektivt som den föreslagna xECM-lösningen men som kunde hanteras externt – så att företaget kunde fokusera på att lösa sina interna serverproblem.
Lösning
Den valda lösningen blev OpenText’s marknadsledande SaaS-applikation, Core Content. Denna molnbaserade lösning erbjöd omedelbara innehållstjänster, var enkel att implementera och hade en tydlig, integrerad plan för framtida expansion – vilket maximerade affärsvärdet.
Swedwise föreslog en strategi som skiftade fokus från traditionell dokumentarkivering till en lösning som skapar långsiktigt värde utöver att endast lagra äldre dokument. Som molnbaserad plattform eliminerar OpenText™ Core behovet av serverhantering, möjliggör snabb implementering, stöder storskaliga migreringar och säkerställer efterlevnad på företagsnivå.
Vad är OpenText™ Core?
OpenText™ Core är ett molnbaserat innehållshanteringssystem (SaaS) som snabbt kan implementeras:
Sömlös integration: Kompatibel med affärsapplikationer som SAP® S/4HANA, Salesforce®, Microsoft® 365 och Google Workspace, vilket gör det möjligt att utnyttja befintliga investeringar.
Ökad produktivitet: Förbättrar samarbetet mellan avdelningar, påskyndar affärsprocesser och optimerar styrning.
Regelefterlevnad och säkerhet: Säkerställer en trygg och compliant hantering av innehåll, i enlighet med de strängast globala dataskyddskraven..
Hur hjälpte Swedwise FlexLink att implementera Core?
De viktigaste stegen i implementeringen inkluderade:
Migreringsstrategi: Skapande av en organiserad dokumenttaxonomi i OpenText™ Core, integration med Azure AD och konfiguration av Core för federerad efterlevnad med anpassade lagrinspolicyer.
Anpassad utveckling: Swedwise utvecklade ett skräddarsytt migreringsverktyg för att säkerställa att metadata mappades korrekt till relevanta kategorier i Core Content.
Systemintegration och användaradoption: Säkerställde en smidig integrering med befintliga arbetsflöden och användargränssnitt för att främja en bred användning av systemet.
Resultat
Implementeringen av OpenText™ Core gav en snabb och pålitlig lösning på ett akut problem samtidigt som den förbättrade FlexLinks innehållshantering. Genom att centralisera och effektivisera åtkomst till data säkerställer företaget efterlevnad av ständigt föränderliga dataskyddsregler via skräddarsydda lagringspolicyer.
Plattformens skalbarhet möjliggör framtida tillväxt och smidig integration med andra affärssystem – utan ytterligare underhåll. Detta löser inte bara FlexLinks omedelbara utmaningar utan skapar också en stabil grund för fortsatt digital transformation och stärkt konkurrenskraft.